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賃貸管理

賃貸管理業務の在宅化(リモートワーク)について

執筆者:Redia編集部 Redia編集部
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2020年1月に、日本国内でのコロナ感染が確認され、4月7日には政府より非常事態宣言が発令、5月4日には非常事態宣言の期間延長が発表され、様々な業種で休業要請に応じた完全休業や一部業務を停止せざるを得ないという未曾有の事態となっています。

各業界、企業でテレワークの導入を進める中、賃貸管理業においてのリモートワーク導入についてお話ししたいと思います。

1.テレワーク・在宅勤務とは

テレワークとは、テレ(離れた場所で)・ワーク(仕事する)を合わせた造語です。

大きく分けて、自宅で行う「在宅勤務」・カフェ等場所を選ばず仕事ができる「モバイルワーク」・会社以外の会議室等で行う「サテライトオフィス」という3つの働き方があるとされています。

コロナ対策として、政府からは企業に出社人数の7割減を要請されました。この機会に、業務のテレワーク化を進められた業界・企業と、対応できずに事業縮小・休業を余儀なくされた業界・企業がありました。とくに飲食店や百貨店のように、どうしても人が集まって、接客が必要となる業界では営業時間を短縮したり、休業したりという対応になっています。

不動産業界は以前より書面主義・対面主義と言われる業界で、社員のITリテラシーも高いとは言い難い業界です。その為、不動産業におけるテレワーク化は難しいとされていました。VR内見等の来店不要のお部屋探しも一部で広がりを見せていますが、一般的にまだまだ浸透しているとは言えないレベルです。

2.不動産業でテレワーク導入が難しいとされている理由

様々な業界で契約書類を印刷せず、インターネット上でサインや決済ができるクラウドサインが広がっています。

不動産業界では、重要事項説明書は書面発行して対面説明だけではなく、動画での説明(IT重説)が行えるようになりました。しかしながら、宅建業法で売買契約書・賃貸借契約書の書面での交付と宅地建物取引士の記名・押印が定められています。

国土交通省で賃貸借契約書をオンライン化することを可能にする法改正を数年前から検討していますが、まだ実施の目処は立っていません。書面を発行し、宅地建物取引士が記名・押印するという法に定められた業務は、しばらくはなくなりそうにありません

また、賃貸管理においては、どうしても設備故障人的トラブルの際に訪問対応が必要とされるケースが多く、契約書類や個人情報の保管を紙でのみ行っている企業もあり、システムを導入している企業でも、セキュリティの観点から、社内以外でシステムやサーバーにアクセスできるようにしていない企業が多く、会社以外での業務が難しいという状況が大多数のようです。ですが、一部の業務にテレワークを導入している不動産会社が増えてきているのは間違いないと思いますし、今後の業界の働き方の一つとして浸透するように、各企業の継続的な努力が必要だと感じます。

3.ランドネット社での取り組み

賃貸管理会社では、テレワークを導入した企業、時短営業を実施した企業、業務内容を一部停止して縮小営業を行った企業、通常通りの営業を行っているところ等対応は様々でした。

ランドネット社では在宅勤務を導入しました。主に事務のみを行う部署から始め、営業・賃貸管理の部署も在宅勤務を行っていきました。社内・社外の打合せや会議はZoomを利用したり、既に導入済だったVPN(仮想専用線)を用いてインターネット上の情報セキュリティを保ったり、IP電話で自宅でも会社と同様の通話ができたりと、在宅時には通信速度の低下や、紙で印刷したり郵送したりしなければならないものについては不便が生じていたものの、業務自体にはそれ程影響なく進められたという印象です。

4.アフターコロナの賃貸管理業

コロナの影響は落ち着きつつあり、まだ経済・社会への影響は残ると思いますが、各業界・企業でアフターコロナへ向けた対応も進めていかなければならなくなると思います。様々なシーンで非接触・非直接対面が常識となっていくと想定されます。不動産業、賃貸管理業でもその対応が急務となります

今後、このような非常事態がいつ起こるかわかりません。今まで対面・訪問でなければできないと思い込んでいたものや、書面の郵送でのやりとり等が本当に必要なものなのか、今一度考えるいい機会と捉え、自動化・IT化を進めるところは進めて、人でなければできないサービスを向上させていくことが求められています。

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