賃貸管理会社を変更する手順！ 違約金や入居者への通知方法を解説

1.管理会社を変更するメリット

管理会社に対して不満がある場合、管理会社を変更することでメリットが得られる可能性があります。

主要なメリットについて詳しく説明します。

1)管理手数料を見直せる

新しい管理会社に変更することで、管理手数料の見直しが図れます。

管理手数料は家賃の3～5%程度が相場です。

これよりも高い管理手数料を請求されている場合、管理会社の変更により手数料を下げることで収益性の向上が見込めるでしょう。

また手数料は下がらなくても、より良いサービスを提供してくれる管理会社に委託することができれば、管理会社に対する不満の解消につながるかもしれません。

2)清掃や設備交換の質・頻度が向上する

新たに契約した管理会社は、オーナーの信頼を得るために質の高いサービスを提供しようと努力します。

そのため、共用部の清掃や設備交換といった管理業務の質や頻度が向上する可能性があります。

管理業務の質の向上は、入居者満足度や資産価値のアップにつながるため、オーナーにとって大きなメリットなのです。

3)入居期間が延びる可能性も

管理サービスの質が向上すれば、入居者満足度も自然と高まります。

快適な住環境が維持されることで、入居者の定着率が上がり、入居期間の長期化が期待できるでしょう。

長期入居は空室リスクを低減し、新規入居者募集のコストを削減できるメリットがあります。

管理会社の見直しによって収入を安定させるだけでなく、経費の削減も実現可能です。

長期的に見ればもっとも賃貸経営に前向きな影響を与える改善といっても過言ではありません。

4)空室率の改善で収益性が向上

効果的な管理により物件の評判が良くなれば、新たな入居者を呼び込みやすくなります。

空室率が改善すれば、収益性を向上させることが期待できるでしょう。

住み心地がいい物件の状態を維持できれば、現入居者からの紹介が増え、広告費用をかけずに入居者を集めやすくなりますので、費用を抑えながら収益性をアップできる好循環に入りやすくなります。

2.管理会社を変更する手順

管理会社の変更は慎重に進める必要があります。

以下に、具体的な手順を詳しく説明します。

1)契約内容の確認

まずは現在の管理会社との契約内容を確認しましょう。

解約するには、契約書上の解約条件、違約金の有無などの把握が重要です。

2)新たな管理会社のリサーチ

契約内容の確認と同時に、新しい管理会社の候補をリストアップし、それぞれの特徴や強みを比較検討します。

可能であれば、管理会社が公表する管理実績やネット上の口コミなどの情報収集を並行して行いましょう。

3)新たな管理会社との面談

候補となる管理会社が絞られたら、それぞれの管理会社と面談の機会を設けます。

具体的な提案内容や料金体系、サービスの詳細についてを聞き取りましょう。

また、あなたの物件に対する具体的な管理プランや改善案を提示してもらうことも有効です。

面談の結果、最適な管理会社を選定したら、具体的な契約条件の交渉に入ります。

管理手数料やサービス内容、契約期間などについて、双方が納得いく契約内容を作りましょう。

4)管理委託契約

条件が整ったら、現在の管理会社に解約の意向を伝え、必要な手続きを進めます。

この際、引継ぎのスケジュールや必要書類の準備などについても確認しておきましょう。

契約内容によっては高額の違約金を求められる場合がありますので、必要に応じて弁護士などの専門家に介入してもらう手配が必要になるかもしれません。

5)入居者への通知

無事に旧管理会社との契約を解除し、新しい管理会社との契約を締結できたら、入居者への通知を行いましょう。

入居者に与える影響や新しい連絡先、家賃支払い方法の変更などについて、丁寧な説明が必要です。

管理会社によっては入居者への通知代行に対応できる場合がありますので、管理会社に確認しましょう。

6)管理業務の引き継ぎ

最後に、旧管理会社から新管理会社への業務引き継ぎを行います。

入居者情報、修繕履歴、鍵の管理状況など、細かな点まで漏れなく引き継がれるよう注意しましょう。

一般的には会社間のやりとりだけで引き継ぎが完了しますが、オーナーが立ち合う必要がある場合があります。

3.管理会社の変更で注意するポイント

管理会社を変更する際は、いくつかの重要な注意点があります。

以下に詳しく説明します。

1)違約金が発生する可能性がある

前述の通り、現在の管理会社との契約内容によっては、中途解約に伴う違約金が発生する可能性があります。

違約金を請求されてはじめて契約内容を知ることがないよう、事前に契約書を確認し、違約金の有無や金額を事前に把握しておくことが重要です。

場合によっては、違約金の減額交渉や、契約期間満了まで待つなどの対策を講じたほうが、有利に解約できる可能性があります。

2)入居者に管理替えの通知を行う必要がある

管理会社の変更は、入居者の生活に大きな影響を与える可能性があります。

家賃の支払い先や問い合わせ先の変更は影響が大きく、告知が不十分だと入居者に不満を抱かせる原因にもなりかねません。

入居者の生活に混乱を招かないためにも、適切なタイミングと告知方法で、管理会社の変更を通知しましょう。

具体的には、変更の1、2カ月前には文書で通知を行い、必要に応じて説明会を開催するなどの対応が求められます。

さらには前述の連絡先などの重要な情報については、影響範囲を理解したことを入居者側から意思表示してもらうようにすると安心です。

3)変更後の管理会社が実力不足であるおそれがある

新しい管理会社を選ぶ際は、その会社の実績や評判を十分に調査することが重要です。

見た目の良い提案や料金設定に惑わされず、実際の管理能力を的確に見極める必要があります。

他の物件でのトラブル対応実績、入居者からの評価、財務状況などをヒアリングし、会社の実力を総合的に判断しましょう。

また、その会社が実際に管理を任せている他のオーナーから生の声を聞くのも有効な確認方法です。

管理会社の実力不足は、物件の価値低下や入居者とのトラブルにつながる可能性があるため、慎重な選定が求められます。

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まとめ

管理会社の変更は、賃貸物件の運営を大きく改善する可能性を秘めた重要な決断です。

適切な管理会社を選ぶことで、コスト削減や物件の魅力向上、入居率の改善など、様々なメリットが期待できます。

一方、管理替えで多額の費用が発生してしまったり、変更後の管理会社が実力不足であったりする場合、賃貸経営の状況が改善しないことも考えられます。

管理替えを検討する際は、今よりもサービスや質の良い管理会社を利用しましょう。

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